Einmal erfassen. Nicht dreimal abtippen.

Lieferschein, Rechnung und Kundenliste führen oft dasselbe von Hand. Jeder Auftrag wird mehrfach getippt, jedes Mal mit der Chance auf einen Fehler.

Nachher wird der Beleg einmal erfasst. Die Rechnung entsteht daraus am selben Tag.

Wenn der Lieferschein Wochen nach der Montage ins Büro kommt, geht die Rechnung spät raus. Das Geld fehlt auf dem Konto, und abends läuft jemand hinter Zahlungen her.

Hängen Beleg und Rechnung am selben Vorgang, geht die Rechnung am Tag der Leistung raus. Der Mahnweg läuft von selbst.

Material wird am Regal entnommen und abends abgetippt. Der Bestand stimmt nie. Besser: am Lieferschein buchen. Dann stimmt der Bestand, und der Mindestbestand meldet sich. Das geht ohne neue Warenwirtschaft, wenn die vorhandene die Buchung hergibt.

Kommt der Lieferschein vom Großhändler nur als PDF per Mail, baue ich die Brücke: Die Mail wird erkannt, die Positionen werden gelesen und in Ihr Programm übernommen.

Termine werden telefonisch vereinbart, Bestätigungen vergessen, Doppelbelegungen fallen erst auf der Baustelle auf. Anders geht es so: Der Kunde reicht Zeitfenster per Formular ein, Sie bestätigen mit einem Klick, die Bestätigung geht von selbst raus. Die Erinnerung einen Tag vorher auch.

Wenn Sie Outlook nutzen, landet der Termin dort. Wenn Ihr Kalender woanders liegt, verbinde ich beides.

Das Prinzip aus der Photovoltaik funktioniert auch hier: Die Anfrage kommt mit Adresse rein, und vor dem Termin liegt ein Dossier im Postfach. Luftbild, Zufahrt, Stellfläche für Gerüst oder Container.

Für Dachdecker heißt das: Dachflächen und Zufahrt sind schon markiert. Für Elektriker: Lage und Zugang zum Gebäude sind klar. Für den Garten- und Landschaftsbau: Grundstück und Flächen sind auf dem Luftbild eingezeichnet. Alle Maße sind Vorabschätzungen. Verbindlich wird es erst nach dem Aufmaß vor Ort.